add.min CMS besitzt ein integriertes Workflow-Management.

Damit lässt sich die Rechtevergabe für Redaktion und Publikation einzelner Seiten regeln und die qualitative Arbeit der Redakteure überwachen.

Nicht jeder Redakteur soll Seiten ohne Prüfung des Seiteninhaltes auch veröffentlichen dürfen. Auch das Löschen und Anlegen von Seiten kann mit dem Workflow-Management überwacht werden. Soll an einer Seite eine Aktion vorgenommen werden, für die ein Redakteur keine Berechtigung besitzt, muss er daher einen berechtigten Redakteur informieren, der diese Aktion ausführt.

Die Benachrichtungen im Workflow erfolgen per Email, können aber auch im add.min-System im Task Manager in Listenform eingesehen werden.

Zusätzlich verfügt add.min über ein Monitoring System, den Infotheken Reporter. Dort werden Änderungen an Seiten protokolliert.

In add.min CMS wird die Rolle eines Redakteurs bei der Zuordnung zu einer Redakteursgruppe festgelegt. Er erbt die Eigenschaften seiner Gruppe.

Redakteure können die folgenden Rechte erhalten:

Beispiel für einen Redakteur, der keine Freigabeberechtigungen für Seiten besitzt

Um eine Freigabe für eine überarbeitete Seite zu erhalten, muss der Redakteur vom Chefredakteur eine Freigabe anfordern. Dies erfolgt in add.min CMS in der Versionsverwaltung für Seiten:

Der Chefredakteur erhält eine Email mit dem Hinweis auf eine Freigabeanforderung. Er öffnet daraufhin den Task Manager im add.min System und schaut sich unter dem Punkt "Offene Freigabeanforderungen" die bearbeitete Seite mit dem Button "Editieren" an:

Möglicherweise stellt er fest, dass die Seite Fehler enthält. Er ergänzt die Infoleiste zur Anforderung mit seinen Kommentaren und lehnt die Freigabe ab.

Der Redakteur der Seite erhält dann eine weitere Email mit der abgelehnten Freigabeanforderung und den Kommentaren des Chefredakteurs. Er kann die Seite weiter bearbeiten.

Wurde eine Freigabe für eine Version erteilt, dann ist diese Version automatisch für die Bearbeitung gesperrt und kann später publiziert werden (nach einer Publikationsanforderung).

Der Workflow greift ähnlich bei Lösch- und Publikationsanforderungen.

Der Workflow lässt sich auf einfache Weise auch ganz umgehen, wenn man einem Redakteur alle Rechte auf Seiten zuteilt (s.o. Rechte).